2. 我們所持有的個人資料的實務聲明

我們可能以僱主和金融監管機構的身分，以及在根據相關法例及法規履行本局的法定職能時，收集及持有個人資料。我們在向個別人士收集個人資料之時或之前，會以適當的形式及方法向他們提供《個人資料收集聲明》。《個人資料收集聲明》會述明（除其他事項外）收集資料的目的。

我們所持有的個人資料的大致類別及主要用途如下：

(a)     註冊申請紀錄及相關通知，用於處理相關註冊申請以及履行本局的法定和行政職能與活動；

(b)     投訴、監督、查察、調查及查訊，及執法紀錄，用於回覆投訴及採取跟進行動，以及履行本局的法定和行政職能與活動；

(c)     人事紀錄，用於招聘及人力資源管理的用途；

(d)     透過本局網站所收集的紀錄，用於下文第3節所述的用途；

(e)     調研紀錄，用於研究及統計分析；

(f)      回應公眾諮詢的意見書，以在諮詢過程中瞭解公眾對有關提案的意見；

(g)     其他行政及營運紀錄，視乎紀錄的性質而用於不同的用途（例如組織和舉辦活動、研討會、論壇，以及其他專業培訓、教育及推廣活動，管理訂閱刊物等）。

有關個人資料可能包括敏感的個人資料。除非另有指明，否則提供個人資料一般屬自願性質。如所要求的個人資料未獲提供，或所提供的資料屬不準確或不齊全，可能導致我們未能處理你的請求、申請、意見書、查詢、投訴或其他事宜（視情況而定），或令我們未能根據相關法例及法規履行本局的法定及行政職能。

在根據相關法例及法規履行本局的法定及行政職能時，本局所持有的個人資料可能會披露予相關當局，包括法庭、專家小組、審裁處和委員會，或(在法例容許或有所規定的情況下，或依據本局與其他機構之間的任何監管協助安排)披露予其他香港或非香港的監管、政府、專業或法定機構，或由本局委聘協助我們履行法定職能的人士。為回應公眾諮詢而提供的資料可能會披露予香港或其他地區的公眾人士。

當個人資料在與該等目的有關的情況下被轉移至香港以外地區，該等地區不一定能提供與香港相同或水平相若的個人資料保障。

3. 透過本局網站內的表格／欄目收集的個人資料

一般而言，在不影響本局就其所持有的個人資料而發表的上述實務聲明的前提下：

(a)     我們會將你在"聯絡我們"或本局網站其他類似的欄目／功能內提供的資料，用於回覆或處理你的查詢、意見、建議或其他事宜，包括任何與履行本局的法定職能和職責相關的必要跟進工作。除非法例容許或有所規定，否則有關個人資料不會在未經你同意的情況下用於其他用途、予以披露或轉移。

(b)     在訂閱服務一欄收集的個人資料，將用於向訂戶發出提示及傳送訂閱資訊，並用作編製讀者統計資料。除非法例容許或有所規定，否則有關個人資料不會在未經你同意的情況下用於其他用途、予以披露或轉移。

(c) 透過網上表格（包括註冊申請表格）收集的個人資料，將為相關表格內的《個人資料收集聲明》所列明的目的，以及為履行本局的法定職能和職責而予以使用、披露或轉移。

(d)     透過對公眾諮詢作出回應而收集的個人資料，將為相關諮詢的《個人資料收集聲明》所列明的目的而予以使用、披露或轉移。

(e)     在"投訴表格"內提供的個人資料，只會在與投訴有關（例如可能需要向被投訴人士／公司披露資料）、為了履行本局的法定職能，或法例容許或有所規定的情況下使用、披露或轉移。如投訴人提供的資料不準確或不齊全，有關投訴的處理可能受影響。

• 本局會將你在"舉報報告"內提供的個人資料保密。除非法律有所要求，否則我們不會向外界披露你的任何個人資料。

4. 瀏覽本局網站時收集的資料

當你瀏覽本局網站時，有關你到訪的資料將以"點擊紀錄"的形式記下，而該項紀錄可能會顯示你的互聯網規約（IP）地址及曾瀏覽的網頁，但有關紀錄不會收集任何個人資料。我們會將有關資料用作統計用途，以及用來維護和改良本局網站（包括其安全性）。

請注意，我們會在你瀏覽本局網站時使用Cookies檔案。這些檔案是儲存於你的電腦或其他瀏覽設備上的數據檔案。當你瀏覽本局網站時，我們會在你的瀏覽器上自動安裝及使用Cookies檔案。在本局網站上使用的Cookies檔案類型有工作階段Cookies檔案（Session cookies）和持久Cookies檔案（Persistent cookies）。使用Cookies檔案的目的是幫助我們提升網站的性能和用戶體驗。Cookies也會用來彙編關於本局網站使用的匿名統計資料，來協助分析我們的網站流量及了解訪客需要。

本局網站所使用的Cookies檔案不會收集或儲存個人資料。你可以更改你的瀏覽器或互聯網安全軟件的設定，以拒絕接受Cookies檔案。不過，如果你拒絕接受Cookies檔案，將可能無法使用或啟動本局網站上的某些功能。

5. 保留資料

本局所收集及持有的不同類型的個人資料有不同的保留期限。本局會採取一切合理可行的措施，確保個人資料不會保留超過為達致使用或擬使用有關資料的目的（或任何直接相關目的）所需的時間，惟法例容許或有所規定者除外。

6. 公眾紀錄冊

依據《會計及財務匯報局條例》的有關條文或任何根據該條例制訂的規則或規例，本局須備存載有執業單位及公眾利益實體核數師的指明資料的公眾紀錄冊。就此而言，該等公眾紀錄冊可能載有個別人士的若干個人資料，而香港或其他地區的公眾人士可查閱該等公眾紀錄冊。

7. 保護個人資料

本局採取適當步驟保護本局持有的個人資料，以免該等資料有所遺失、在未經授權的情況下被查閱、使用、修改或披露。本局在傳送個人資料時已使用符合業界標準的加密處理來保護你的個人資料。

8. 查閱及更正個人資料

根據《個人資料(私隱)條例》的條文，你有權要求查閱及更正本局所持有關於你的個人資料。你的查閱權包括要求取得你曾向本局提交的個人資料的備份。請注意，所有查閱資料的要求均應以個人資料私隱專員公署指明的表格提出，有關表格可透過以下連結取得："查閱資料要求表格"。

本局在處理查閱或更正資料的要求時，須檢查提出要求者的身分，以確保該人士有合法權力提出查閱或更正資料的要求。本局或會因應你查閱資料的要求對本局所產生的行政及實際成本而收取合理的費用。

本局並沒有提供網上設施讓你刪除或更正本局持有的個人資料。

有關個人資料的查閱或更正個人資料的要求，均應以郵寄或電郵方式向本局的個人資料保障主任提出。

備註：請留意，凡投訴人向本局披露的任何資料，即使本局的政策是在任何可行的情況下均不應向外界透露投訴人的身分，但如該項資料是為某些與執法及規管有關的目的而持有或使用的話，本局根據《個人資料(私隱)條例》第58條獲豁免而不受第3及6項保障資料原則（使用及查閱個人資料）所管限。因此，不論投訴人有否作出授權，本局仍可為該等目的而使用有關資料。該等目的包括防止、排除或糾正（包括懲處）不合法或嚴重不當的行為，以及保障公眾免受因提供財經服務的人的不誠實行為、不勝任、不良行為或嚴重不當的行為而導致的財政損失。