2. 我们所持有的个人资料的实务声明

我们可能以雇主和金融监管机构的身分，以及在根据相关法例及法规履行本局的法定职能时，收集及持有个人资料。我们在向个别人士收集个人资料之时或之前，会以适当的形式及方法向他们提供《个人资料收集声明》。《个人资料收集声明》会述明（除其他事项外）收集资料的目的。

我们所持有的个人资料的大致类别及主要用途如下：

(a)     注册申请纪录及相关通知，用于处理相关注册申请以及履行本局的法定和行政职能与活动；

(b)     投诉、监督、查察、调查及查讯，及执法纪录，用于回复投诉及采取跟进行动，以及履行本局的法定和行政职能与活动；

(c)     人事纪录，用于招聘及人力资源管理的用途；

(d)     透过本局网站所收集的纪录，用于下文第3节所述的用途；

(e)     调研纪录，用于研究及统计分析；

(f)      回应公众咨询的意见书，以在咨询过程中了解公众对有关提案的意见；

(g)     其他行政及营运纪录，视乎纪录的性质而用于不同的用途（例如组织和举办活动、研讨会、论坛，以及其他专业培训、教育及推广活动，管理订阅刊物等）。

有关个人资料可能包括敏感的个人资料。除非另有指明，否则提供个人资料一般属自愿性质。如所要求的个人资料未获提供，或所提供的资料属不准确或不齐全，可能导致我们未能处理你的请求、申请、意见书、查询、投诉或其他事宜（视情况而定），或令我们未能根据相关法例及法规履行本局的法定及行政职能。

在根据相关法例及法规履行本局的法定及行政职能时，本局所持有的个人资料可能会披露予相关当局，包括法庭、专家小组、审裁处和委员会，或(在法例容许或有所规定的情况下，或依据本局与其他机构之间的任何监管协助安排)披露予其他香港或非香港的监管、政府、专业或法定机构，或由本局委聘协助我们履行法定职能的人士。为回应公众咨询而提供的资料可能会披露予香港或其他地区的公众人士。

当个人资料在与该等目的有关的情况下被转移至香港以外地区，该等地区不一定能提供与香港相同或水平相若的个人资料保障。

3. 透过本局网站内的表格／栏目收集的个人资料

一般而言，在不影响本局就其所持有的个人资料而发表的上述实务声明的前提下：

(a)     我们会将你在"联络我们"或本局网站其他类似的栏目／功能内提供的资料，用于回复或处理你的查询、意见、建议或其他事宜，包括任何与履行本局的法定职能和职责相关的必要跟进工作。除非法例容许或有所规定，否则有关个人资料不会在未经你同意的情况下用于其他用途、予以披露或转移。

(b)     在订阅服务一栏收集的个人资料，将用于向订户发出提示及传送订阅信息，并用作编制读者统计资料。除非法例容许或有所规定，否则有关个人资料不会在未经你同意的情况下用于其他用途、予以披露或转移。

(c)     透过网上表格（包括注册申请表格）收集的个人资料，将为相关表格内的《个人资料收集声明》所列明的目的，以及为履行本局的法定职能和职责而予以使用、披露或转移。

(d)     透过对公众咨询作出回应而收集的个人资料，将为相关咨询的《个人资料收集声明》所列明的目的而予以使用、披露或转移。

(e)     在"投诉表格"内提供的个人资料，只会在与投诉有关（例如可能需要向被投诉人士／公司披露资料）、为了履行本局的法定职能，或法例容许或有所规定的情况下使用、披露或转移。如投诉人提供的资料不准确或不齐全，有关投诉的处理可能受影响。

(f)      本局会将你在"举报报告"内提供的个人资料保密。除非法律有所要求，否则我们不会向外界披露你的任何个人资料。

4. 浏览本局网站时收集的资料

当你浏览本局网站时，有关你到访的资料将以"点击纪录"的形式记下，而该项纪录可能会显示你的互联网规约（IP）地址及曾浏览的网页，但有关纪录不会收集任何个人资料。我们会将有关资料用作统计用途，以及用来维护和改良本局网站（包括其安全性）。

请注意，我们会在你浏览本局网站时使用Cookies档案。这些档案是储存于你的电脑或其他浏览设备上的数据档案。当你浏览本局网站时，我们会在你的浏览器上自动安装及使用Cookies档案。在本局网站上使用的Cookies档案类型有工作阶段Cookies档案（Session cookies）和持久Cookies档案（Persistent cookies）。使用Cookies档案的目的是帮助我们提升网站的性能和用户体验。Cookies也会用来汇编关于本局网站使用的匿名统计资料，来协助分析我们的网站流量及了解访客需要。

本局网站所使用的Cookies档案不会收集或储存个人资料。你可以更改你的浏览器或互联网安全软件的设定，以拒绝接受Cookies档案。不过，如果你拒绝接受Cookies档案，将可能无法使用或启动本局网站上的某些功能。

5. 保留资料

本局所收集及持有的不同类型的个人资料有不同的保留期限。本局会采取一切合理可行的措施，确保个人资料不会保留超过为达致使用或拟使用有关资料的目的（或任何直接相关目的）所需的时间，惟法例容许或有所规定者除外。

6. 公众纪录册

依据《会计及财务汇报局条例》的有关条文或任何根据该条例制订的规则或规例，本局须备存载有执业单位及公众利益实体核数师的指明资料的公众纪录册。就此而言，该等公众纪录册可能载有个别人士的若干个人资料，而香港或其他地区的公众人士可查阅该等公众纪录册。

7. 保护个人资料

本局采取适当步骤保护本局持有的个人资料，以免该等资料有所遗失、在未经授权的情况下被查阅、使用、修改或披露。本局在传送个人资料时已使用符合业界标准的加密处理来保护你的个人资料。

8. 查阅及更正个人资料

根据《个人资料(私隐)条例》的条文，你有权要求查阅及更正本局所持有关于你的个人资料。你的查阅权包括要求取得你曾向本局提交的个人资料的备份。请注意，所有查阅资料的要求均应以个人资料私隐专员公署指明的表格提出，有关表格可透过以下连结取得："查阅资料要求表格"。

本局在处理查阅或更正资料的要求时，须检查提出要求者的身分，以确保该人士有合法权力提出查阅或更正资料的要求。本局或会因应你查阅资料的要求对本局所产生的行政及实际成本而收取合理的费用。

本局并没有提供网上设施让你删除或更正本局持有的个人资料。

有关个人资料的查阅或更正个人资料的要求，均应以邮寄或电邮方式向本局的个人资料保障主任提出。

备注：请留意，凡投诉人向本局披露的任何资料，即使本局的政策是在任何可行的情况下均不应向外界透露投诉人的身分，但如该项资料是为某些与执法及规管有关的目的而持有或使用的话，本局根据《个人资料(私隐)条例》第58条获豁免而不受第3及6项保障资料原则（使用及查阅个人资料）所管限。因此，不论投诉人有否作出授权，本局仍可为该等目的而使用有关资料。该等目的包括防止、排除或纠正（包括惩处）不合法或严重不当的行为，以及保障公众免受因提供财经服务的人的不诚实行为、不胜任、不良行为或严重不当的行为而导致的财政损失。